长江师范学院立卷归档制度

发布者:办公室发布时间:2018-06-12动态浏览次数:220

长江师范学院立卷归档制度


  


  

为使立卷归档工作规范化、制度化,以确保归档材料完整、准确、系统,根据国家教委《高等学校档案工作规范》,结合学院实际,特制订本制度。

一、归档要求

1、归档的文件必须是办理完毕了的文件材料,未办理完毕和未结案的文件材料不得归档。

2、归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷合理,案卷标题简明、确切,便于保管利用。

3、归档的文件材料,必须纸质优良、字迹清楚,严禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、蓝色复写纸起草、修改、复写文件。

4、归档的文件材料,必须纸质文件材料与相应的电子文件、实物档案、声像档案一并归档。

二、归档范围

学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均应收集、立卷归档。

三、归档时间

1、党群、行政系统以及凡能按年度归档的档案,应在次年五月底前归档。

2、教学口需按学年年度归档的档案(如学籍登记表等),应在次学年度寒假前归档。

3、科研课题档案,应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;基建项目档案应在竣工并办完有关手续后立即归档。设备档案在设备验收完毕投入使用后两个月内归档。出版物档案在书刊报纸出版后两个月内归档。

4、财会档案由计划财务处负责保管三年,期满后当年的五月底移交综合档案室。

四、归档办法

1、部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合。各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

2、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务,参照归档范围编制文件材料预立卷类目。并根据工作实际对预立卷类目进行调整。

3、综合档案室负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导和检查。各部门兼职档案员,做好平时归档工作,按行政公文处理规定做好收发文登记,对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理,并按预立卷类目分类存放。

4、各部门把应归档的各类文件材料,由兼职档案员按要求,整理组卷后向综合档案室移交。

5、移交档案必须履行手续,填写档案材料移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量(照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者),移交时间,交接双方签名。

  

长江师范学院档案接收制度

一、档案接收范围

根据上级有关档案法规和学院档案管理办法的有关规定,凡以下方面的档案资料均属接收范围。

1、接收本院在各项工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案,具体接收范围按《文件材料归档和不归档的范围》和其它档案管理办法有关规定执行。

2、接收与本院有关的撤销与合并单位的全部档案。

3、征集、代管学院个人在其非职务活动中形成的文件材料。

4、接收上级规定应接收的档案。

二、档案接收案卷质量要求

1、归档的文件材料种类份数以及每份文件的页数均应整齐完整。在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件和稿件、请示与批复、转发与原件,多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在开幕年立卷。

3、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后,印件在前,稿件在后,重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后,其它文件材料,按有关规定排列.

4、卷内文件材料应按顺序排列,依次写页号或件号。

5、案卷封皮,应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明,确切地反映卷内文件材料内容,内容和名称等体式一致,并用毛笔书写,字迹工整,清晰。

三、档案接收时间

党群、行政、外事档案及其它门类的综合管理内容的档案次年五月底以前接收完毕,其它门类和载体的档案的接收,应按有关规定执行。

长江师范学院档案整理制度

一、对收集的文件材料,按其不同的类别,划定保管期限,加工整理.

二、调整案卷,卷内文件排列方法统一,组卷合理,前后保持有机联系,不任意改动。抄写卷内目录,写代字代号,文件名,发文日期全称。

三、拟写案卷标题,标题由责任者,事由、文种三部分组成,字数在50个字内。

四、成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。

卷内文件无论单面或双面只要有书写方字,均应一面编写一个页号;页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。

卷内文件应逐件加盖档号章;并填写档号章的各个项目,编制件号;档号章的位置在每件文件首页的右上角。

封面、卷内目录、备考表不编号。

五、取出金属物进行装订。成卷装订的档案按三孔一线装订,针与针之间相距6CM。按件装订的档案用缝纫机进行装订。装订时右边和底边取齐,纸张折叠后不超出卷皮。

六、用编号机编页号,用计算机录入或碳素墨水钢笔写卷内目录,用毛笔或软笔书写案卷封面。

长江师范学院档案查阅利用制度

一、学校综合档案室室藏档案,主要为本校教学、科研、管理服务,校内外单位及个人查阅利用本室档案应严格审批手续。利用方式可为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等等。

二、校内外各单位或个人凭介绍信或身份证(工作证)等合法证明(受委托查阅他人的学籍档案材料,应持有委托人的委托书),可以利用规定范围内的档案。查阅利用重要档案,应经主管领导或院办公室主任同意。

三、利用档案须按规定办理登记手续。各类档案原则上限制在综合档案室查阅室查阅。如确因工作需要必须借阅,需填写《档案查借阅登记薄》。借阅时间不超过两周,因特殊情况需继续使用,应办理借阅手续。档案查阅利用归还时,由利用者和综合档案室工作人员共同清点检查,并进行归还登记,注销。并视利用情况填写《档案利用效果登记表》,反馈利用档案所取得的社会效益或经济效益等情况,留室存查。

四、利用档案者应自觉遵守档案室规定,对档案的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、随意摘抄、复制、转借和丢失等。违者将根据有关档案法规予以严肃处理。

五、利用者需复制档案应向档案室工作人员提出,在综合档案室内复制。

六、利用档案实行有偿服务和无偿服务相结合的原则。根据《中华人民共和国档案法实施办法》、重庆市物价局有关档案收费标准规定收取相关费用。

凡校内所属部门利用本单位形成的档案、个人捐赠的档案以及为学院工作查考利用的档案,档案室提供无偿服务,如需复制只收取复制工本费。

凡校外人员需要查阅利用综合档案室档案的档案按规定收费。

七、外国组织和外国人利用综合档案室的有关档案,应当经上级主管机关和学院同意后方可查阅或利用。

八、凡向综合档案室移交、捐赠档案的单位和个人,可优先享有档案利用权,并可对其档案中不宜公开的部份按学校保密规定提出限制意见,综合档案室维护其合法利益。

九、凡职工调动、离退休应向综合档案室归还借阅的档案后,方能离开工作岗位。

  

长江师范学院科技文件材料更改补充制度

  

一、为维护科技档案的准确性和严肃性,任何个人不得随意更改底图、蓝图以及文字材料中的有关数据。有意违背者,给予行政处罚,直至追究刑事责任。

二、须更改科技文件材料的有关数据,必须持单位合法证明或更改通知书,方能进行更改,凡更改后的底图、蓝图或数据处,应加盖“已更改”印鉴。

三、更改后的底图、蓝图和重新绘制、晒印的底图、蓝图、更改通知书等文字材料,全部归档。

长江师范学院档案保密制度

一、认真贯彻《保密法》,严格执行《保密守则》。

二、凡反映本单位重大决策的党委会、院务会记录;人事、组织、纪委、财会、外事机构的档案;重要课题档案(包括已获专利权的)、教学业务活动档案(考试试卷)等内容的归档文件材料,均属保密范围。查阅保密范围档案须经有关领导批准后方可查阅。

三、查(借)阅者不得在档案室翻阅与自己所查内容无关的档案,未经许可不得擅自摘抄保密档案。

四、严禁在社会上传播、涉及他人内容的档案材料。

五、档案工作人员不得私自摘抄、复印、翻拍档案内容。严禁携带保密档案参观游览、探亲访友,严防失、泄密事件的发生。

六、除有关领导视察工作外,其它非档案管理人员严禁进入档案库房。

七、销毁档案和机密性资料必须经过鉴定造具清册,完善审批手续。经分管领导批准后方可销毁。档案材料不得当废纸变卖或处理。非公开档案材料的重复件,必须按保密废纸的规定处理。

八、如有违纪迹象要及时制止,发生违纪事件要及时报告有关部门查处。

  

长江师范学院档案鉴定与销毁制度

  

档案鉴定工作是档案工作的重要内容之一。必须严格按照国家档案局关于档案保存期限的规定,按时对本院的档案进行鉴定。按照鉴定工作的原则、步骤和方法进行鉴定,鉴定后的档案要达到分清玉石,便于保管保密和利用的目的。

一、根据国家有关保管期限原则规定,对保管期限已满,并已失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。

二、由分管档案工作的院领导和办公室主任,有关职能、业务科室负责人、综合档案室工作人员组成档案鉴定小组,负责档案的鉴定销毁工作。

三、鉴定小组采用直接鉴定的方法,对到期的档案进行鉴定。鉴定时以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,提出销毁或延长保管期的意见及报告,登记造册经分管院长批准后,方可存毁。

四、销毁档案时必须由综合档案室和有关部门共同派人员现场监销,监销人在销毁档案前应认真复核清点。销毁后应在销毁清册上签名,并连同销毁报告一起存档。

长江师范学院档案库房管理制度

为了确保档案的安全,最大限度地延长档案的寿命,加强档案库房的科学管理,有效地提供档案信息,特制定本制度。

一、综合档案室工作人员应严格遵守党和国家安全保密规定,忠于职守,加强库房管理,维护档案完整与安全。

二、库房是存放档案的要地,非综合档案室工作人员,未经许可,不得擅自入内。

三、库内严禁烟火,严禁存放易燃、易爆及腐化物品。落实消防措施,严防火灾事故发生。

四、进库的档案及箱柜等,在入库前必须认真清点,仔细检查,确认完整齐全和无虫霉后才准予入库。

五、档案库房必须落实防高温、防潮、防光、防火、防盗、防尘、防霉、防虫、防有害气体等防护措施,创造良好的保护环境。保持库房通风、干燥、清洁、整齐和适宜的温度,定时做好温、湿度记录,库房温度基本应控制在14---24℃,相对湿度基本应控制在4560

六、库房柜架统一编号,并编制《档案存放索引》,使档案存放条理化,便于查找档案。

七、坚持安全检查制度。

1、每天下班前要切断库房的电源、关好门窗;

2、节假日、寒暑假前加强安全保密工作检查,催还借出的档案材料,并将全部档案柜上锁。

3、每年年底对库内档案进行一次全面清查,发现问题,及时处理,确保档案的安全。

长江师范学院档案保管制度

为了提高档案管理水平,确保档案的完整与安全,特制定本制度。

一、“以防为主,防治结合”认真做好档案的防盗、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光、防机械磨损和防自然灾害事故的发生。

二、配备必要的干湿温度计、空调、除湿机、灭火器等设备,落实安全措施。

三、定期对档案进行检查,对保存多年的档案每年必须翻动一次,对破损或变质的档案进行修复。

四、严格执行档案查(借)阅制度,防止档案人为损坏或流失。

五、接收进综合档案室的档案,交接双方要办理交接手续,认真检查,以免出现差错。

六、室内严禁吸烟,人离开库房须切断电源开关,库内、库外严禁堆放易燃物。

七、档案室人员工作调动或因公、因事外出需要覆行交接手续。

八、落实各项安全措施,发现情况及时报告。

长江师院档案工作统计制度

档案统计工作是档案工作中的一项重要工作,通过统计,熟悉家底,了解情况,掌握档案工作的各种数据,特制订本制度:

一、统计范围

1、党群档案、行政档案、出版档案、外事档案、科研档案、基建档案、设备档案、教学档案、财会档案、人事档案、特殊载体档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据。

2、上级要求统计的档案工作数据。

二、统计内容

1、库藏档案总数,分类档案数的统计;

2、永久、长期、短期档案数的统计;

3、满10年库藏档案鉴定数,应该销毁数,剔出属永久、长期保存文件材料数的统计;

4、有关档案资料、图书要进行分类整理、统计;

5、对本室房屋、机构人员变化,经费开支进行统计。

三、统计时间

每年7月,各类档案立卷归档结束后,进行全面统计上报,并将统计资料装入全宗卷。

三、统计要求

1、专人负责统计,建立统计台账。

2、及时、准确、无误完成统计工作任务。

3、统计工作结束后,写统计情况分析,找出存在的问题,提出改进的措施、建议、供领导参考。

长江师范学院档案工作 “三纳入”、“四同步”管理制度

档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是学校评估的重要内容之一,各级领导与广大教职工必须予以重视和支持。为重视档案工作,确保档案的完整和齐全,使档案工作经常化、制度化、能与学校其他各项工作协调发展,特制定本制度。

一、“三纳入”:即纳入发展计划、纳入管理制度、纳入有关人员职责。

1、将档案工作纳入学校整体发展规划、纳入学校和部门年度计划和总结;

2、将档案工作列入单位各有关管理制度中:如党政群团工作制度、教学制度、科研制度、基本建设制度、仪器设备制度、出版制度、外事工作制度、财会制度、人事工作制度等;

3、文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入有关工作程序, 纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围, 并作为考核、晋升的依据和条件之一;

二、“四同步” :即在布置、检查、验收、总结工作时,同时布置、检查、验收、总结档案工作。

1、下达课题、基建工程计划任务同时提出文件材料的归档要求;

2、检查课题、基建工程计划进度同时检查文件材料形成情况;

3、评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;

4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门同时出具专题档案情况证明材料

长江师范学院档案部门“四参加”制度

根据《档案法》、国家教委六号令、《重庆市科技项目档案验收暂行办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,《高校仪器设备档案工作规范》,特制定本制度。

一、按《重庆市科技项目档案验收暂行办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,《高校仪器设备档案工作规范》的规定,档案部门应参加以工作:

1、科技项目主管部门或承担单位实施的科技项目,在项目完成后,必须形成完整、准确、系统的档案,并经档案管理部门验收。各类科技项目鉴定验收时,应有档案管理部门派人参加。档案不符合规定的,不予鉴定验收。

2、学院档案部门应是工程验收小组成员,会同学院基建部门负责基础文件材料的验收工作。基建项目在验收前,档案部门对准备归档得基建文件材料进性预验收,出具证明,否则不能组织工程验收。

3、重大设备(价值5万元以上的)开箱验收必须有学院档案部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财会部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

二、“四参加”活动,实行分级参加的原则:

1、重要的计划工作会议(学院报市级及其以上单位立项的课题、工程项目计划会议)应通知综合档案室人员参加;

一般的由科研处、基建后勤处、后勤集团、课题组的兼职档案人员参加。

2、重要的课题评审鉴定会(国家和部委下达的重大的研究项目;国家各部门和市下达的较为重要的研究项目;以及一般国际合作项目)应通知综合档案室人员参加。一般性研究项目由科研处、课题组的兼职档案人员参加。

3、报市教委立项的工程竣工必须通知综合档案室人员参加。一般工程竣工由基建后勤处、后勤集团的兼职档案人员参加。

4、重要设备验收(5万元以上或高、精、尖的设备)工作必须通知综合档案室人员参加。25万元以内的设备由资产管理处的兼职档案人员参加。

三、档案人员参加的各项活动应有通知、记录、签字的材料存档。

长江师范学院人事档案保管制度

1、做好档案的保密、保卫和“七防”工作,落实各项安全措施。

2、严格档案借阅制度,非本室工作人员不得擅自进入档案室,查阅档案资料。

3、档案库房内,严禁存放食品、易燃、易爆物品和堆放异物等。严禁在库房内吸烟。

4、保持库房内清洁、干燥,定期通风,档案柜架排列整齐、科学、美观。

5、定期检查案卷质量,发现问题及时解决。并做好库内温湿度记录。

6、档案人员调动工作或因公、因事外出,需履行交接手续。

长江师范学院人事档案保密制度

1、认真贯彻执行《保密法》,严格执行《保密守则》。查阅档案须经有关领导批准。

2、查阅档案者,不能在档案室翻阅与自己所查内容无关的材料。未经许可不得擅自摘抄档案材料。

3、在查阅中涉及有关他人内容的材料,严禁在社会上传播。

4、档案人员严禁携带保密档案参观、旅游、探亲访友。严防失泄密事件的发生。5、发现失密问题,及时向有关领导报告,并采取处理措施。

长江师范学院人事档案查阅利用制度

根据中共中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》的通知精神,结合我院人事档案管理实际情况,作如下规定:

1、凡因工作需要来我院查阅干部档案,必须持单位介绍信,指派政治上可靠的正式党员干部二人,并附上查阅提纲,填写《查阅干部档案审批表》,办理审批手续后,方可查阅。

2、入党、入团、参军、参加工作,需政治审查其父母,亲属情况,一律按上级有关规定办理,一般只提供其父母,亲属的政治面貌,现任职务与本人关系有无敌我性质而被关、管、杀等内容,没有必要查阅其父母,亲属档案。

3、如有特殊情况,需查(借)阅干部档案,应事先写明借阅理由和目的,经本院组织部、人事处和分管领导批准后,方可提供,并限期归还(一般不超过三天)。

4、查(借)阅干部档案,必须注意保密,不得将其内容泄密和转告本人,不能转借。注意爱护档案,不得拆散,抽换、圈改和损坏,未经批准不得复制。

长江师范学院录像档案管理制度

1、学院录像档案是反映学院重大活动的真实记录,应由专人妥善保管,并做好档案的保密、保卫和“七防”工作,落实各项安全措施,非本室工作人员不得擅自进入档案室,查阅录像档案资料。

2、严格档案借阅制度。母带(片)一般不外借。如须外借,须经分管领导批准,并以复制件借出。借出的录像档案,不得遗失、损坏或转借他人,否则按录像15倍的价格赔偿。借出时,填写《档案查借阅登记表》。每次借阅时间限定一周内归还。如不按期归还,或未经分管主任同意延期归还者,取消借阅资格。

3、凡借出的录像档案归还时,档案管理人员应认真查对,准确完好方可办理归还手续,并及时依号上架。

4、录像带等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防止污染,要定期检查,如发现变形断裂,磁粉脱落等现象,应及时进行补救。

5、库房内,严禁存放食品、易燃、易爆物品和堆放异物等,严禁在库房内吸烟,保持库房内清洁、干燥,定期通风,档案柜架排列整齐、科学、美观。

6、库房内应做到恒温、恒湿、清洁,温度保持在18240C相对湿度保持在3545%。并每天做好库内温湿度记录。

7、档案人员调动工作或因公、因事外出,需履行交接手续。

长江师范学院文件材料形成部门预立卷制度

一、按国家教委六号令规定,学院实行文件材料形成部门立卷归档制度。各部门必须分工明确,协同配合。各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础,

二、学校分管某个方面工作的校领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有在人员认真做好工作。

三、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务,参照归档范围编制文件材料预立卷类目。并根据工作实际对预立卷类目进行调整。

四、综合档案室负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导和检查。各部门兼职档案员,做好平时归档工作,按行政公文处理规定做好收发文登记,对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理,并按预立卷类目分类存放。

1、传阅文件应严格进行登记,及时催收,重要的可复印送领导备查,原件及时归档。

2、各部门、系(院)的领导和工作人员收到上级直接寄来的文件材料,必须交部门兼职档案员登记后才能传阅,文件阅完后应及时退还兼职档案人员保存。

3、各部门、系(院)承办的各项工作,各项活动,由项目负责人将完毕后的所有材料交本部门兼职档案员存档。

4、各级领导在校内重要讲话和参加校外会议的发言稿,带回的需要传达贯彻的文件材料必须交本部门(学院领导交秘书科)兼职档案人员登记存档。

五、各部门把应归档的各类文件材料,由兼职档案员按《涪陵师范学院档案立卷工作的内容和方法》的要求,整理组卷后在次年的五月底以前向综合档案室移交。综合档案室负责业务指导及档案的检查、验收工作

长江师范学院文件材料归控制度

一、外出学习、开会和引进设备、技术的各种文件材料,有档案人员收文签字后方可报销文件差旅费(指资料费)

二、凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料、照片(只少一张包括底片)交给外事办公室进行验收后,出具证明,财务部门方可准予报账结算,人事处师资科才准予报到上班。

三、基建工程结算时,财会科应凭档案部门出具的归档证明后才最后结账。

四、重大设备验收结账财,财会科应凭档案部门出具的验收证明方能结账。

五、学校上报登记、评审奖励科技成果(含发表论文奖励)时,财会科必须凭档案部门出具的专题归档情况证明材料,证实科研材料已归档,才能发放奖金。

六、学院教职工在提职考核时,人事处必须凭档案部门出具的专题归档情况证明和课时证明材料,才能对科技人员提职考核。财会科必须凭档案部门出具的专题归档情况证明材料,才能报销论文评审费。

七、学院重大活动照片、录音带、录像带摄制、展版制作(备份光盘、照片、文字)后,必须凭档案部门签字,证实材料已归档,财物科才给予报销。